Llevar un restaurante no es tan sencillo como muchos suelen pensar. No solo se trata de ofrecer un menú variado y atraer al público, ya que existen toda una serie de procesos que no suelen ser tan bien conocidos y que terminan por ser el germen del cierre prematuro de no pocos establecimientos. Así, la importancia de dominar todos los procesos necesarios para manejar un restaurante es crítica.
Uno de estos es la planificación del aprovisionamiento. Un inventariado detallado permite conocer la cantidad de alimentos que se poseen, lo que da la posibilidad de planificar a largo plazo diferentes tareas y, además, los momentos de escasez o en los que los precios suban podrán ser superados con facilidad. Conócelo todo de cómo planificar el aprovisionamiento en esta entrada.
Qué es la planificación y la importancia del inventario
La planificación consiste en una serie de procesos meditados y de ejecución detallada para alcanzar un objetivo concreto. En el caso de un restaurante buscamos con la planificación una gestión eficiente y que reduzca los costes sin que la calidad del producto final decaiga. La herramienta principal con la que lograremos tal fin son los inventarios.
A través de ellos podemos controlar diferentes aspectos de los productos almacenados y manejarlos de manera eficiente, la verdadera clave que permite el ahorro. En el inventario aparecerá la cantidad de artículos que poseemos, su coste, la demanda existente y, también, podremos establecer un precio adecuado con el que obtener un margen de beneficios. Adicionalmente, gracias a estos registros es posible conocer la cantidad de un artículo que necesitaremos en el futuro y el momento en el que debemos reponerlo. De esta manera, la gestión se simplifica significativamente.
Objetivos y funciones del inventario
El objetivo principal de cualquier inventario o sistema de estas características es ordenar una serie de ítems u objetos almacenados. En el caso de un restaurante serían las materias primas, bebidas, platos preelaborados y demás. Así, manteniendo bien ordenados estos elementos y haciendo accesible su revisión se puede controlar cualquier aspecto de la cadena de aprovisionamiento.
También es posible hacer un uso racional y eficaz de la capacidad de almacenamiento disponible, ya que si sabemos el espacio que poseemos y qué estamos guardando en dicho espacio nos será más fácil planificar a largo plazo. Esto redundará en una reducción de algunos gastos que, aunque sea mínima, a la larga se notará.
Además, un inventario también nos permite afrontar según que eventos. Por ejemplo, en caso de que se dé un alza de los precios o una carestía de ciertos productos, podremos prever este auge y saber qué cantidad de un determinado producto necesitaremos, lo cual nos permitirá ofrecer un precio más competitivo y estable a los diferentes platos.
Gracias a un inventario elaborado a conciencia llegaremos a aislar al restaurante o a la empresa de las fluctuaciones del mercado. Esta es una gran ventaja con la que sobrevivir a la dura competencia que existe en el sector de la restauración y que puede llevarnos al éxito. La logística es clave en tantos aspectos de la vida que sería difícil enumerarlos.
¿Cómo realizar una planificación adecuada?
Una vez explicado el papel, el uso y los objetivos de un inventario quizás te preguntes cómo llevar a cabo la planificación. Esta es una serie de tareas o procesos que parten de la elaboración de un plan maestro, una verdadera guía en la que se detalla paso a paso las acciones que iremos realizando. Una de las primeras es establecer los productos que vamos a necesitar, es decir, los alimentos con los que elaboraremos los platos en el menú.
Así, estableceremos la cantidad a encargar a los proveedores y dónde la iremos almacenando. Por descontado, es necesario apuntar detalladamente los precios por pedido y producto. También es indispensable tomar nota de la fecha de caducidad de cada uno para prever cuándo sacarlo a la venta, algo que se puede hacer en el menú del día o con diferentes ofertas.
Una vez lleguen los productos habrá que elaborar una lista de los mismos, cuándo han llegado, cuál es su estado, dónde están y si ha habido algún problema en su entrega o con el proveedor. Además, hay que dejar constancia de sus especificaciones, ya que no queremos que un pescado sea guardado al lado de la bebida, por ejemplo.
Gracias a estas datos conoceremos la cantidad de productos en stock, su estado, características y tiempos de uso. De esta manera, podrás actuar de manera efectiva y sacarles todo el partido posible.
Conclusiones
La planificación en un restaurante es, quizás, la tarea más importante a llevar a cabo. De ella depende el buen uso de los recursos disponibles, en este caso el dinero y los alimentos. Una herramienta que debes usar para garantizar la eficacia de tus planes es el inventario, con él lo sabrás todo de tu establecimiento. Para llevar una gestión eficaz, es recomendable el uso de la tecnología, actualmente existen herramientas para automatizar los procesos y llevar un control exhaustivo de los costes de un inventario.