Hay mucha leyenda negra sobre los manuales , y posiblemente , merecen que lancemos una lanza en su favor , pero con puntualizaciones. Veamos primero de lo que estamos hablando, porque a muchos restauradores aún le puede sonar a chino.
La palabra “Manual” presenta en la RAE catorce acepciones, de ellas podemos señalar la que nos puede acercar más al tema tratado, tal y como apunta la novena de estas que dice “Libro en que se compendia lo más sustancial de una materia.“ que debería completarse con otras definiciones de la misma raíz que lo relacionan con “algo fácil de manejar” y “fácil de entender “para ejecutar algo.
Entendemos pues que un manual de operaciones o procedimientos es el documento que contiene la descripción de un tipo de actividades o acciones concretas, que deben seguirse en la realización de las funciones de uno o más trabajos. El manual incluye además los cargos del personal que intervienen precisando su responsabilidad y nivel de participación.
Suelen contener información y ejemplos de procesos, recursos, herramientas o técnicas a utilizar y cualquier otro dato que pueda ayudar en el correcto desarrollo de las actividades, en nuestro caso del restaurante , de forma fácil y entendible.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las tareas a realizar, facilitando las labores de auditoría, evaluación , control interno y vigilancia.
Este documento nos aporta capacidad para evaluar si el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
También el manual de operaciones contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. Estas definiciones de entrada parecen una peñazo, una serie de trabajos que muchos no están dispuesto a invertir, pero lo que parece hoy algo pesado y sin sentido, tiene premio en el medio y largo plazo.
Los manuales de operaciones se elaboran para sistematizar las tareas y los procesos. Son herramientas de control.
Este tipo de manuales se relacionan habitualmente con conceptos como los diagramas de flujos o flujogramas, representaciones graficas que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usa para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender.
También se relaciona con las auditorías, ya que son aquellos documentos que registras las formas de hacer y pueden recoger las anomalías que se realizan reiteradamente. La mayoría relaciona las auditorias como un examen pero “a lo bestia”, donde se inspecciona o verifica la contabilidad de una empresa o una entidad, con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o entidad en un determinado ejercicio. Pero podemos hacerlo de nuestro trabajo, procesos y resultados, no solo de la actividad contable. ¿Pero para qué todo esto de autoevaluarse? Esta claro que no es un tema de masoquismo hostelero , sino más bien la inquietud por saber cómo hacer bien las cosas, detectar nuestros puntos fuertes y flojos para seguir creciendo y mejorando en eficacia y eficiencia.
¿Para qué sirve un manual?
En el caso de que estés montando un negocio , cuando el concepto y todo lo demás este definido, tendrás que crear un manual de operaciones, que deben servir en primer lugar como hoja de ruta hasta que se abra el local. Y en segundo lugar como guía cuando tu restaurante este en pleno rendimiento. Esta guía de protocolos es algo que tienes que pensar e ir compilando sobre cada proceso, partida o área de trabajo.
Lo puedes plantear en dos partes que responde al modo de plantearse el trabajo un restaurante. La primera parte responde a todo aquello que recoge las tareas, trabajos y procesos previos al servicio, conocido como “mise en place”. La segunda parte responderá a los trabajos que respondan solo a la realización del servicio.
A partir de aquí, manuales de operaciones del restaurante gastronómico hay muchos, según las áreas de trabajo y tareas que marquemos, como :
- Manual de operaciones de sala
- Manual de operaciones de cocina
- Manual de operaciones departamento comercial, de marketing y comunicación
- Manual de operaciones departamento de administración y gestión
- Manual de operaciones de compra
Entre otros, si os parece podemos profundizar en la próxima entrada, porque esto de los manuales es todo un mundo que nos permitirá ser muy eficientes!